Dosyć istotnym problemem w procesie planowania projektu jest określenie rzeczywistych kosztów wykorzystania zasobów, w tym kosztów pracy, zasobów materiałowych w rozbiciu na koszty bezpośrednie i pośrednie. Analiza budżetu jest jednym z elementów niezbędnych do zastosowania podczas monitorowania projektu metody wartości wypracowanej. Niejednokrotnie, ze względu na niedokładność danych, stworzenie wiarygodnego modelu pozwalającego na określenie przebiegu krzywej budżetu skumulowanego jest bardzo trudne. Nie mniej jednak nawet przy nieprecyzyjnym modelu kosztowym zastosowanie metody wartości wypracowanej niesie ze sobą wiele korzyści.

Podstawą zastosowania metody wartości wypracowanej do monitorowania projektu jest stworzenie krzywej budżetu skumulowanego BCWS (ang. Budget Cost of Work Performed), czyli planowany koszt planowanej pracy. Krzywa ta powstaje w procesie planowania, gdzie poprzez produkty, czynności i zasoby dochodzimy do kosztów w funkcji czasu. Niestety, na tym etapie często nie wiemy, w którym momencie w rzeczywistości będziemy ponosić koszty związane szczególnie z zasobami materiałowymi. Przyczyn tego braku wiedzy może być wiele – od niedokładnych danych księgowych do problemu odroczonych płatności za różnego rodzaju towary i usługi.

Etapy zarządcze i etapy techniczne w projekcie.

 W sytuacji, gdy zasobów materiałowych mamy niewiele, jak ma to miejsce np. w projektach IT związanych z wytwarzaniem oprogramowania, koszty projektu zależą głównie od nakładu pracy a krzywe metody wartości wypracowanej mają zwykle charakter liniowy. Model kosztowy jest więc stosunkowo prosty przez co monitorowanie projektu metodą wartości wypracowanej nawet w trakcie wykonywania dłużej trwających etapów technicznych jest dosyć precyzyjne.

Krzywe metody wartości wypracowanej przy charakterystyce liniowej

Przy stałym zespole projektowym odchylenia od budżetu (CV) są zwykle przyczyną niedoszacowania kosztów pracy, np. złej kalkulacji kosztów pośrednich. Odchylenia od wartości wypracowanej (SV) jak zwykle w takich wypadkach są zazwyczaj wynikiem niedoszacowania niezbędnych nakładów pracy na poszczególne grupy zadań zlecane kierownikom zespołów zadaniowych. Oczywiście, te dwie przyczyny kumulują się do ostatecznego odchylenia od harmonogramu i budżetu projektu.

Sytuacja komplikuje się w momencie, gdy budżet naszego projektu silnie zależy od zasobów materiałowych. Ma to np. miejsce w projektach budowlanych bądź technologicznych, związanych z wdrażaniem elementów automatyzacji procesów przemysłowych. Tutaj koszty pracy stanowią kilka – kilkanaście procent budżetu projektu. O ile same koszty pracy ze względu na swój liniowy charakter są stosunkowo proste do oszacowania w czasie, to koszty materiałowe w sytuacji współpracy z wieloma kooperantami, odroczonymi płatnościami, długim czasem trwania poszczególnych etapów technicznych mogą być bardzo trudne do zamodelowania. Innymi słowy wiemy, ile dany element projektu (produkt specjalistyczny) będzie kosztował natomiast dane związane z wydawaniem pieniędzy na ten komponent w czasie są niepewne. Sytuacja taka miała miejsce w jednym z audytowanych przeze mnie projektów, gdzie całkowity budżet elementu projektu był dosyć dokładnie oszacowany na podstawie danych finansowych z podobnych przedsięwzięć, jednak terminy związane z nabywaniem kolejnych podzespołów niezbędnych do konstrukcji owego elementu był nieznany. Na dodatek czas wytwarzania elementu był na tyle długi, że zawierał się w kilku kolejnych etapach zarządczych. Stworzenie wiarygodnego modelu kosztowego w celu zbudowania krzywej BCWS dla tego produktu specjalistycznego było więc mocno utrudnione.

Ogólnie koszty w ramach pakietu prac można podzielić więc na koszty pracy i koszty materiałowe. Te pierwsze mają charakter liniowy i są stosunkowo proste do określenia. Te drugie mają charakter skokowy i mogą występować w różnych momentach realizacji danego pakietu prac a dokładność danych historycznych dotyczących podobnych realizacji może nie pozwalać na stworzenie wiarygodnego modelu kosztowego. Czy jednak brak precyzyjnego stworzenia krzywej budżetu skumulowanego BCWS przekreśla zasadność zastosowania metody wartości wypracowanej w tym wypadku?

Przyjmijmy najprostszy model kosztowy dla przypadku opisanego powyżej. Koszty materiałowe zostaną poniesione jednorazowo na pewnym etapie realizacji.

Krzywe metody wartości wypracowanej dla uproszczonego modelu kosztowego.

Jak założyliśmy, koszty materiałowe co do momentu ich faktycznego ponoszenia są oszacowane niepewnie. Powoduje to powstanie odchylenia od harmonogramu SV w sytuacji, gdy w rzeczywistości poniesione zostaną później niż to pierwotnie założono. Jednak odchylenie od budżetu (CV) liczone jest nadal precyzyjnie i uwzględnia zarówno odchylenia w koszcie pracy jak i odchylenia w koszcie zakupu poszczególnych elementów produktu. W sytuacji przedstawionej na modelu odchylenie od harmonogramu będzie możliwe do oszacowania dopiero w momencie poniesienia wszystkich faktycznych kosztów materiałowych. Dla części etapów technicznych, kiedy koszty materiałowe ponoszone są szybko, na początku realizacji jest to sytuacja akceptowalna. Jeśli jednak czas trwania danego etapu technicznego jest długi, koszty materiałowe rozłożone nierównomiernie i ponoszone w końcowej części realizacji takie podejście pozbawia kierownika projektu mechanizmu monitorowania odchylenia od harmonogramu przez znaczną część realizacji etapu technicznego. W tej sytuacji rozsądne staje się rozdzielenie monitoringu odchylenia kosztów (CV) i harmonogramu (SV) do osobnych krzywych metody wartości wypracowanej w taki sposób, że odchylenie od harmonogramu bazuje tylko i wyłącznie na kosztach pracy, czyli wartości faktycznie wypracowanej przez zespół projektowy a nie nabytej przez zakup niezbędnych komponentów.

Jak staraliśmy się pokazać na powyższym przykładzie, metoda wartości wypracowanej może w pewnych sytuacjach być trudna do zastosowania a wartości zwracane przez jej współczynniki niewiarygodne w pewnych okresach czasu. Dlatego za każdym razem należy przeanalizować właściwą konstrukcję krzywych referencyjnych (BCWS) dla poszczególnych elementów projektu i z dużą ostrożnością wykorzystywać narzędzia liczące współczynniki metody w sposób automatyczny.